תיאור התפקיד:
- ניהול אדמיניסטרטיבי של תחומי אחריות השוטפים ופרויקטים של האגף, בהתאם להנחיית הממונה.
עיקרי התפקיד:
- עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת לרבות תיאום לוח זמנים -ניהול יומן, פגישות ומעקב אחר קיום דיונים, טיפול והכנת חדר הישיבות.
- ביצוע בקרת שירות בתחומי אחריות האגף ובתחומים הרלוונטיים, באמצעות הפקת דו"חות, ניתוחם והפצת מסקנות לייעול ושיפור השירות.
- ניהול פרויקטים ומיזמים אגפיים.
- אחריות על מענה לפניות הציבור – פניות תושבים וגורמי חוץ ככל הנדרש, לרבות מעקב אחר רשתות חברתיות בכל שעות הפעילות.
- מיון ניתוב וטיפול בכל הפניות המגיעות לאגף.
- טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני -קליטה מיון וניתוב.
- הכנת חומרים לקראת ישיבות כולל אחריות על הכנת מסמכים לרבות סיכום ישיבות, מעקב ובקרה אחר ביצוע המשימות.
- כתיבה, עריכה ותיוקים של מסמכים.
- הכנת מצגות דוחות אקסל ועבודה עם מערכות CRM .
- קשר שוטף מול לשכת רה"ע / לשכת מנכ"ל וכלל האגפים השונים בעירייה.
- סיוע בהטמעת נהלי עבודה בהתאם להנחיות מנהל האגף.
- מתן מענה לפניות הציבור, תושבים וגורמי חוץ, ככל הנדרש, ובכל אמצעי הפנייה אפשריים, בכל שעות הפעילות ומחוצה להם, לאורך כל השנה.
- ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת העירייה, ע"פ הנחיות הממונה הישיר והנהלת העירייה.
- ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות, בהתאם להנחיית הממונה ובהתאם לצורך.
תנאי סף:
השכלה:
- 12 שנות לימוד – חובה.
ניסיון מקצועי:
- ניסיון של לפחות שנתיים בעבודה אדמיניסטרטיבית – יתרון.
- ניסיון בניהול פרויקטים – יתרון.
- ניסיון בעבודה מרובת ממשקים בארגונים גדולים – יתרון.
דרישות נוספות:
- שליטה בתוכנות OFFICE בדגש על Excel, Word, Outlook ומערכות CRM.
- כושר ביטוי וניסוח בעברית ברמה גבוהה.
- יכולת עבודה בצוות.
- יכולת טיפול בריבוי משימות ומגוון נושאים.
- יכולות ניהול, ארגון, תכנון, ביצוע, בקרה ופיקוח.
- שירותיות, סדר וארגון.
- דיסקרטיות, אמינות ומהימנות אישית.
- נכונות לשעות עבודה בלתי שגרתיות.
- יכולת עבודה בתנאי לחץ.
כפיפות: מנהל אגף חזות העיר
תקן: ממלא/ת מקום מזכיר/ת אגף (החלפה לחל"ד)
אגף: חזות העיר
היקף משרה: 100%
דירוג ודרגה: מינהלי 7-9, מח"ר 37-39
הגשת המועמדות תיעשה דרך אתר עיריית רעננה בלבד, www.raanana.muni.il, דרך לשונית "דרושים ומכרזים". אחרי הרישום והזנת הנתונים, יועבר למועמד משוב ראשוני באמצעות מערכת הגיוס העירונית לניהול כ"א ותינתן האופציה לערוך ולהשלים מידע נדרש עד למועד סגירת המכרז המופיע מטה.
כל המועמדים אשר יעמדו בתנאי הסף ויגישו את כלל המסמכים הנדרשים, כמפורט לעיל – יזומנו לוועדת בחינה.
- אישורים על ניסיון מקצועי יכללו תאריכים מדויקים לתחילת וסיום העסקה (יום חודש ושנה), היקף משרה, פירוט תפקידיו של המועמד לרבות בהיבט המקצועי והניהולי.
- העירייה שומרת על זכותה לערוך תהליכי מיון ובחינה נוספים לכל משרה אחרת ע"י גורמים מטעם העירייה ו/או גורמים חיצוניים בהתאם לצורך.
- העירייה שומרת על זכותה להאריך את תקופת ההגשה למכרז עד לפרק זמן של 42 ימים.
- תינתן עדיפות בקבלה לעבודה למועמדים מאוכלוסיות הזכאיות לייצוג הולם ובלבד שמועמדים אלו כשירים לתפקיד הנדון וכישוריהם דומים לכישוריהם של מועמדים אחרים לתפקיד.
- מועמד/ת עם מוגבלות זכאי/ת לקבלת התאמות הנדרשות לו מחמת מוגבלותו בהליכי הקבלה לעבודה.
- בהתאם לחוק שירות עבודה בשעת חירום תשכ"ז – 1967, נקבעה עיריית רעננה כמפעל חיוני על ידי המפקח הכללי על כח-אדם במשרד העבודה והרווחה. לאור זאת, כל עובדי הרשות מוגדים כעובדים חיוניים ומשובצים לעבודה בחירום בהתאם לחוק ולצרכי הרשות.
- המודעה מנוסחת בלשון זכר אך פונה לשני המינים.