תיאור התפקיד:
- ביצוע עבודות מזכירות ומטלות אדמיניסטרטיביות במחלקת גני ילדים בהתאם להנחיות הממונה הישירה והרשות.
עיקרי התפקיד:
- מתן מענה אדמיניסטרטיבי לכלל המחלקה- מענה טלפוני לתושבים, קבלת קהל.
- אחריות על הזמנות/ רכש וציוד במחלקה.
- טיפול וניהול של מסמכים.
- טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני- קליטה, מיון, ניתוב.
- מענה טלפוני ופניות הציבור.
- ניהול וארגון לוח הזמנים ופגישות של הממונה- תיאום פגישות, שליחת זימונים, מתן תזכורות וכיו”ב.
- טיפול ועריכה של סיכומי פגישות ומסמכים נוספים לבקשת הממונה, הפצה ותיוק שלהם.
- איסוף והכנת חומרים לישיבות.
- ביצוע מעקב אחר משימות ומטלות המחלקה.
- מתן מענה לפניות הציבור, תושבים וגורמי חוץ, ככל הנדרש, ובכל אמצעי הפנייה אפשריים, בכל שעות הפעילות ומחוצה להם, לאורך כל השנה.
- ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת העירייה, ע”פ הנחיות הממונה הישיר והנהלת העירייה.
- ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות, בהתאם להנחיית הממונה ובהתאם לצורך.
תנאי סף:
השכלה:
12 שנות לימוד – יש להציג אישור.
ניסיון מקצועי:
- ניסיון קודם בעבודה אדמיניסטרטיבית- יתרון משמעותי .
דרישות נוספות:
- עברית ברמה גבוהה, שפה נוספת- יתרון.
- ידע ביישומי מחשב והכרות עם תוכנות Office.
- יכולת עמידה בלחצים.
- ארגון מידע וסדר.
- תודעת שירות
- חריצות
- יחסי אנוש מעולים.
כפיפות: מנהל/ת מחלקת גני ילדים
היקף משרה: 100%
תקן: מזכיר/ת מחלקה (ממלא/ת מקום)
דירוג ודרגה: מינהלי 6-8, מח”ר 36-38
הגשת המועמדות תיעשה דרך אתר עיריית רעננה בלבד, www.raanana.muni.il, דרך לשונית “דרושים ומכרזים”. אחרי הרישום והזנת הנתונים, יועבר למועמד משוב ראשוני באמצעות מערכת הגיוס העירונית לניהול כ”א ותינתן האופציה לערוך ולהשלים מידע נדרש עד למועד סגירת המכרז המופיע מטה.
כל המועמדים אשר יעמדו בתנאי הסף ויגישו את כלל המסמכים הנדרשים, כמפורט לעיל – יזומנו לוועדת בחינה.
- אישורים על ניסיון מקצועי יכללו תאריכים מדויקים לתחילת וסיום העסקה (יום חודש ושנה), היקף משרה, פירוט תפקידיו של המועמד לרבות בהיבט המקצועי והניהולי.
- העירייה שומרת על זכותה לערוך תהליכי מיון ובחינה נוספים לכל משרה אחרת ע”י גורמים מטעם העירייה ו/או גורמים חיצוניים בהתאם לצורך.
- תינתן עדיפות בקבלה לעבודה למועמדים מאוכלוסיות הזכאיות לייצוג הולם ובלבד שמועמדים אלו כשירים לתפקיד הנדון וכישוריהם דומים לכישוריהם של מועמדים אחרים לתפקיד.
- מועמד/ת עם מוגבלות זכאי/ת לקבלת התאמות הנדרשות לו מחמת מוגבלותו בהליכי הקבלה לעבודה.
- בהתאם לחוק שירות עבודה בשעת חירום תשכ”ז – 1967, נקבעה עיריית רעננה כמפעל חיוני על ידי המפקח הכללי על כח-אדם במשרד העבודה והרווחה. לאור זאת, כל עובדי הרשות מוגדים כעובדים חיוניים ומשובצים לעבודה בחירום בהתאם לחוק ולצרכי הרשות.
- המודעה מנוסחת בלשון זכר אך פונה לשני המינים.