תיאור התפקיד:
- ניהול אדמיניסטרטיבי של תחומי אחריות השוטפים של מחלקת הגינון.
עיקרי התפקיד:
- מתן שירות פרונטלי וטלפוני בכל הנושאים הקשורים למחלקת גינון ,לרבות שירות לתושבים(קבלת קהל)
- ביצוע מעקב ובקרה לפניות בצירים המקובלים לרבות עבדודה וממשק אל מול מזכירת מנהל האגף, מדור פרויקטים, מדור שירות לתושב ומזכירות המחלקות השונות .
- ניהול פניות במערכת CRM, הוצאת דוחות למפקחים לרבות ביצוע מעקב ובקרה ניתובם לגורמים הרלוונטיים עד לסיום הטיפול.
- תיאום ובקרה אחר העברת פניות בין המחלקות השונות במערכת ה- CRM.
- ניהול משרד מנהל המחלקה לרבות טיפול בסריקות, דרישות, דוחות ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לכלל עובדי המחלקה.
- מתן מענה למפקחי הגינון לרבות המפקחים החיצוניים, קבלנים וגורמים אחרים במחלקה ע”פ צורך.
- טיפול בפניות מנהל המחלקה /המחלקה במערכת הCRM ובערוצים השונים, הפעלת בעלי התפקיד הרלוונטיים עד לסיום הטיפול.
- הכנת חומרים וסיכום לישיבות ,תזכורת לממונה הישיר ועובדי המחלקה על פגישות ,סיורים ווידוא הגעה וכיוצ”ב.
- ביצוע מעקב ובקרה אחר משימות, סיכומי דיונים, סיורים, פרוטוקולים ,לרבות בניית מערך כוננות חודשי
- ממשק עבודה מול כלל האגפים השונים בעירייה.
- כתיבה עריכה ותיוקים של מסמכים.
- טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני – קליטה מיון וניתוב לגורם האחראי.
- מתן מענה לפניות הציבור, תושבים וגורמי חוץ, ככל הנדרש, ובכל אמצעי הפנייה אפשריים, בכל שעות הפעילות ומחוצה להם, לאורך כל השנה.
- ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת העירייה, ע”פ הנחיות הממונה הישיר והנהלת העירייה.
- ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות, בהתאם להנחיית הממונה ובהתאם לצורך.
תנאי סף:
השכלה:
- 12 שנות לימוד – יש להציג אישור.
ניסיון מקצועי:
- ניסיון קודם בתפקידים אדמיניסטרטיביים – יתרון משמעותי.
- ניסיון בעבודה מרובת ממשקים בארגונים גדולים – יתרון.
- ניסיון קודם בתחום אחזקת הגינון (מערכות השקיה, גיזום עצים ,פרויקטים) -יתרון.
דרישות נוספות:
- שליטה על מערכות CRM ובתוכנות office – בדגש על .outlook, excel
- כושר ביטוי וניסוח בעברית ברמה גבוהה, קפדנות, דייקנות.
- יכולת עבודה בצוות, יכולת תיעדוף משימות.
- שירותיות ברמה גבוהה ויכולת טיפול בריבוי משימות ומגוון נושאים.
- יכולת ניהול, ארגון, תכנון, ביצוע בקרה ופיקוח.
כפיפות: מנהל/ת מחלקת גנים ונוף
תקן: מזכיר/ת מחלקה (ממלא/ת מקום עד מכרז)
אגף: חזות העיר
היקף משרה: 100%
דירוג ודרגה: מינהלי 6-8, מח”ר 36-38
הגשת המועמדות תיעשה דרך אתר עיריית רעננה בלבד, www.raanana.muni.il, דרך לשונית “דרושים ומכרזים”. אחרי הרישום והזנת הנתונים, יועבר למועמד משוב ראשוני באמצעות מערכת הגיוס העירונית לניהול כ”א ותינתן האופציה לערוך ולהשלים מידע נדרש עד למועד סגירת המכרז המופיע מטה.
כל המועמדים אשר יעמדו בתנאי הסף ויגישו את כלל המסמכים הנדרשים, כמפורט לעיל – יזומנו לוועדת בחינה.
- אישורים על ניסיון מקצועי יכללו תאריכים מדויקים לתחילת וסיום העסקה (יום חודש ושנה), היקף משרה, פירוט תפקידיו של המועמד לרבות בהיבט המקצועי והניהולי.
- העירייה שומרת על זכותה לערוך תהליכי מיון ובחינה נוספים לכל משרה אחרת ע”י גורמים מטעם העירייה ו/או גורמים חיצוניים בהתאם לצורך.
- תינתן עדיפות בקבלה לעבודה למועמדים מאוכלוסיות הזכאיות לייצוג הולם ובלבד שמועמדים אלו כשירים לתפקיד הנדון וכישוריהם דומים לכישוריהם של מועמדים אחרים לתפקיד.
- מועמד/ת עם מוגבלות זכאי/ת לקבלת התאמות הנדרשות לו מחמת מוגבלותו בהליכי הקבלה לעבודה.
- בהתאם לחוק שירות עבודה בשעת חירום תשכ”ז – 1967, נקבעה עיריית רעננה כמפעל חיוני על ידי המפקח הכללי על כח-אדם במשרד העבודה והרווחה. לאור זאת, כל עובדי הרשות מוגדים כעובדים חיוניים ומשובצים לעבודה בחירום בהתאם לחוק ולצרכי הרשות.
- המודעה מנוסחת בלשון זכר אך פונה לשני המינים.